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Konzept - mit Methode

Konzept - mit Methode: Klare Konzepte gehören zu den Erfolgsfaktoren für Unternehmen und deren Mitarbeiter

Es ist Montagvormittag und das Meeting neigt sich seinem Ende. Wie so oft, stehen unbeantwortete Fragen im Raum: "Warum liefert das Call-Center eigentlich so wenig zählbare Ergebnisse? Was können wir noch verbessern?" und  "Überlegen Sie doch 'mal, wie unser Vertrieb in drei Jahren aussehen soll?". Schließlich werden Arbeitsaufträge erteilt: "Wir brauchen möglichst rasch eine Entscheidungsvorlage mit allen Fakten! Erstellen Sie bis übermorgen eine Unterlage, wie die Sales-Motivation gesteigert werden kann."
So - oder ähnlich - lauten die Aufträge von Vorständen, Geschäftsführern und Führungskräften an ihre Mitarbeiter.

Letztlich geht es also um die Erstellung eines Konzeptes. Aber was ist das eigentlich - ein Konzept? Gibt es dafür verallgemeinerbare Regeln und Methoden? Oft durchlaufen die Ideen und Vorschläge eine Vielzahl von Abstimmungsschleifen bis sie entscheidungsreif sind. Wie bei allen produktiven Vorgängen entstehen Fehler und unvorhergesehene Schwierigkeiten. Lassen sich die Prozesse bei der Erstellung von Entscheidungsvorlagen optimieren und Fehler vermeiden?

Zum Profil von Klaus Petersen Klaus Petersen, NAA-Trainer, beschäftigt sich seit Jahren mit den Fragen rund um die Konzepterstellung und deren Präsentation. Wir haben ihn nach seinen Erfahrungen gefragt und um Empfehlungen gebeten.

NAA-Marketingblick (NAA-MB): "Herr Petersen, warum werden Konzepte eigentlich immer mehr und deren Bedeutung wichtiger?"

Klaus Petersen (KP): "Sehen Sie, Unternehmen und Führungskräfte müssen immer schneller und kurzfristiger reagieren. Der Grund dafür liegt in der zunehmenden Komplexität und Vernetzung von ökonomischen, organisatorischen und unternehmerischen Abläufen rund um die Unternehmensziele. Singuläre Entscheidungen werden zunehmend seltener. Am Beispiel eines Vertriebskonzepts kann man sehr deutlich sehen, wie kompliziert die Erstellung und Abstimmung mit immer mehr Beteiligten - außerhalb und innerhalb des Unternehmens - ist."

NAA-MB: "Wie sollen die Unternehmen auf diese Entwicklung reagieren?"

KP: "Nun, einerseits durch Optimierung und Reduktion der Komplexität des Konzeptprozesses und andererseits durch die Verbesserung der Erstellungskompetenz bei Unterlagen. Das gilt übrigens auch für die Führungskräfte - nicht nur für Mitarbeiter. Beides muss zusammen geschehen."

NAA-MB: "Und wie funktioniert das konkret?"

KP: "Führungskräfte, die Konzeptaufträge erteilen, sind für ihre Entscheidungsfindung daran interessiert, logisch und strukturell nachvollziehbare Vorlagen von ihren Mitarbeitern zu erhalten, die keine Nachbearbeitung erfordern. Sie wollen handlungs- und entscheidungsfähig sein."

NAA-MB: "Was sind denn die häufigsten Fehler, die bei der Konzepterstellung gemacht werden und wie kann man sie vermeiden?"

KP: "Die Konzeptarbeit beginnt sehr oft mit der Entwicklung von Lösungen, ohne dass die Beteiligten sich über das tatsächliche Ziel abgestimmt haben. Die Gründe dafür liegen u. a. am Zeitdruck oder an der Annahme, man verfüge über umfangreiche Erfahrung zu einer Aufgabenstellung. Manchmal sind auch besonders fähige und kompetente Mitarbeiter mit Aufträgen überlastet. Häufig kursiert die Auffassung, "Konzepte kann jede/r schreiben", was aber - zumindest nicht voraussetzungslos zutrifft. Hinzu kommen mangelnde zeitliche und inhaltliche Aufmerksamkeit der Auftraggeber und ähnliches.

Die Vermeidung dieser Fehler hat viel mit der Unternehmenskultur und ihren Auswirkungen auf Prozesse und Arbeitsqualität - auch bei der Konzepterstellung - zu tun. Aber bereits kleine Schritte können die Situation entscheidend verbessern. Die Prozessoptimierung ist oft gar nicht so schwer, wenn man weiß, wo man ansetzen kann. Auch die Einführung eines standardisierten Vorgehens ist hilfreich und die bessere Qualifizierung der Beteiligten auf diese Aufgabe hatte ich schon erwähnt."

NAA-MB: "Lassen sich Ihre Empfehlungen auf alle Konzepttypen anwenden?"

KP: "Insbesondere die Einhaltung der Prozessschritte - von der Ziel- und Auftragsklärung, über die Problemanalyse und die Lösungsentwicklung bis hin zum Konzept und seine Präsentation - lässt sich auf alle Konzepttypen übertragen. Zudem ergeben sich Lernsynergien, die sich z. B. bei der Bearbeitung der E-Mail-Korrespondenz oder bei der Durchführung von Projektmeetings vorteilhaft erweisen."

NAA-MB: "Welcher Nutzen ergibt sich aus Konzepten? Ist es nicht so, dass sich flexibles Reagieren, wie z.B. im Projektmanagement, erfolgreich durchsetzt?"

KP: "Konzepte sind Planungspapiere, die lang-, mittel-, aber auch kurzfristige Aussagen mit unterschiedlicher Detailtiefe enthalten. Sie können modular und flexibel aufgebaut werden, so dass sie je nach Anforderung eingesetzt, bzw. verändert werden können."

NAA-MB: "Haben Sie abschließend noch einen Tipp für unsere Leser?"

KP: "Sag mir, wie du das Konzept beginnst und ich sage dir, welche Qualität es zum Schluss hat!" Falls der erste methodische Schritt  "Ziel- und Auftragsklärung" nicht systematisch und strukturiert erfolgt, so besteht die Gefahr, dass Erwartungshaltungen und Zielvorstellungen der Auftraggeber und die vorgeschlagenen Lösungen und Ergebnisse divergieren. D. h., das Konzeptergebnis verfehlt das Ziel und damit die Anerkennung und Zustimmung durch den Auftraggeber. Dieser Gefahr lässt sich begegnen, wenn sich Konzeptautor und Auftraggeber viele Fragen stellen. Denn über diese Fragen lässt sich der Auftragsumfang und Untersuchungsgegenstand eingrenzen. Nicht geäußerte Aspekte, die aber vielleicht implizit angedacht waren, lassen sich damit klären. Es ist immer sinnvoll, sich mit dem Auftraggeber hinsichtlich der Aufgabenstellung möglichst frühzeitig abzustimmen."

NAA-MB: "Wir danken Ihnen für das Gespräch, Herr Petersen."

Mehr Tipps zur Konzeptkompetenz erhalten Sie im NAA-Seminar "Von der Idee zum strukturierten Konzept"


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